O Ministério do Trabalho e Emprego editou portaria que obriga as empresas a digitalizarem os dados de seus empregados. O objetivo é facilitar o acesso dos fiscais do trabalho às informações, explicam advogados trabalhistas, que alertam para a necessidade de as companhias ficarem atentas, porque o ato normativo estabelece também uma série de regras que confirmam os direitos dos trabalhadores que vão desde a hora da contratação até a dispensa.
O Ministério do Trabalho e Emprego editou portaria que obriga as empresas a digitalizarem os dados de seus empregados. O objetivo é facilitar o acesso dos fiscais do trabalho às informações, explicam advogados trabalhistas, que alertam para a necessidade de as companhias ficarem atentas, porque o ato normativo estabelece também uma série de regras que confirmam os direitos dos trabalhadores que vão desde a hora da contratação até a dispensa.
No tocante à digitalização dos dados dos empregados, a Portaria 41º, de 30 de março passado, estabelece, no parágrafo 4º, que o “empregador poderá efetuar o registo de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações”. Nesse cadastro, a empresa deverá manter um registro individual de cada empregado, no qual poderá acrescentar retificações ou averbações, quando for o caso.
O sistema também deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados. Todas as informações e relatórios registrados deverão ainda conter data e hora do lançamento, além de ter a veracidade atestada por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.
De acordo com a portaria, a empresa deverá assegurar o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório ou meio magnético. Para tanto, a portaria determina que o sistema deva constar dados dos últimos 12 meses. As informações anteriores a esse período, que forem solicitadas pelo fiscal do trabalho, deverão ser prestadas em um prazo de dois a oito dias.
“É uma alteração. Antigamente bastava ter o documento escrito. Como o Ministério do Trabalho tem grande atuação, podendo fiscalizar a empresa a qualquer momento, isso lhe facilita o trabalho. Basta, agora, o fiscal pedir os documentos em meio digital, em um disquete”, afirmou a advogada Viviane Balbino, do escritório Moreau Advogados.
Segundo a advogada, a portaria não estabelece sanções para quem não a cumprir. Isso, no entanto, não quer dizer que o empregador deva desconsiderá-la. Por tratar de questões muitas das quais previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a desobediência aos dispositivos pode resultar em penalidades já previstas em lei.
Exemplo dessas questões é o artigo primeiro. O dispositivo proíbe o empregador de, na hora da contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, exigir quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos, como a certidão de reclamação trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativo à esterilização ou atestado de gravidez. “Essa portaria confirma o que está na legislação”, explicou a advogada. Outra obrigação trazida pelo ato normativo está relacionada à utilização da Carteira de Trabalho.
Nela, o empregador deve efetuar as anotações relacionadas à data de admissão, remuneração e condições especiais de trabalho, caso exista, além de outras informações estabelecidas na CLT. A portaria, porém, proíbe expressamente a empresa de fazer qualquer tipo de anotação na carteira que possa causar dano à imagem do trabalhador. Nesse sentido, o ato normativo veda a anotação de informações relacionadas a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento. “De acordo com o artigo 7º, essas anotações deverão ser feitas sem abreviaturas e sem deixar margens para dúvida. Tem que ser claras”, destacou a advogada Ilyonne Simone Camargo – da banca Mesquita Pereira, Marcelino, Almeida, Esteves Advogados .
Na avaliação dela, o ato do Ministério do Trabalho acaba por conscientizar o trabalhador acerca dos seus direitos. “Essa portaria tem o condão de facilitar o acesso a qualquer cidadão. Ela acaba dando o acesso a qualquer cidadão, banindo qualquer tipo de discriminação com relação a doenças ou a processos contra empresas”, disse, ressaltando que todas as informações registradas pelo empregador devem ser disponibilizadas ao trabalhador. Para Viviane Balbino, a portaria vem confirmar o que já existe na legislação.
“A portaria está confirmando o que a CLT já havia disposto. Os empregadores têm que estar atentos, pois se a fiscalização comparecer na empresa e verificar que houve uma infração, serão aplicadas as sanções previstas na lei”, disse, acrescentando: – O empregador tem que ter tudo anotado, discriminado, não só para atender o Ministério do Trabalho, mas para estar à disposição do empregado – destacou.
